BOB半岛上午8:30,离会议开始还有30分钟,从二期会议室的东面到西面,我来回踱步了二十余回,反复确认会标、席卡、座椅、会议材料等等细节,确保会议现场“零瑕疵”。
去年八月,根据领导的安排,我接手了院里的会务接待工作,生活阅历白纸一张的“傻白甜”摇身一变成了法院会议“管事的”,心里别提有多忐忑。年轻姑娘脸皮薄,突然要与法警队的“大哥哥们”一起研究安保路线,扯着嗓门与工人师傅一起布置会场,组织语言与“IT直男”沟通设备需求,“公众开放日”还要甜着嗓子“带娃娃”,每每想到这些,我就如临大敌。
一场会议如同一张名片,能够集中体现会议主办方的精神面貌和工作作风,大到会议流程,小到席卡的摆放,任何一个细节都得“放得上台面”,经得起检验。如今,摸爬滚打了一年多,我开始梳理会务工作的“小门道”:
在高强度训练下,我开始思考:如何在坚持“八项规定”“精简会议、改进会风”的前提下呈现得体又高效的会议?如何在人力有限的情况下实现最大灵活度的“走位支援”?
运用“麦肯锡四象限分解法”制定计划、按照“紧急、重要”的程度标准合理分工;找准角色定位。
参考斯坦尼斯拉夫斯基的“角色体验”,以参会人的视角“走场”演练,变身超感官动物,反复体验会议流程,把眼睛当成红外线扫描仪,严审细节。
此外,我开始总结会务工作的的几大关键点:内外并重、全员实动BOB半岛、目标灵活、服务导向。
从接待、参观、拍照、会议开始到后期总结,整个流程必须先后有序,每个环节的时间要精准到分甚至到秒,路线安排和布置要顺畅连贯,才能避免“节外生枝”带来的“措手不及”。
用最精简的语言和最方便的渠道与会议主办单位、庭室沟通流程、向参会领导报告会议议程,核对到会人员出席名单,确保信息完整、对称。
成立一支“会务小分队”,确保会议每个环节“有人负责BOB半岛、有人落实”。保证会议外围有安保、内部有服务,准确对接会务接待整个链条上的所有需求,以服务为导向、围绕会议目标主旨各尽其职BOB半岛。
从生涩到熟练,从生搬硬套到主动创新,我感受到了会务工作带来的乐趣与成长,也越来越享受与团队协作的合拍与默契。渐渐的,我学会了:
日行万步,日积月累也能换算成一个惊人的数据。日行万步是我的工作节奏,精益求精是我的工作目标,只有稳扎稳打走好10000步,才能收获工作中日益精进的一小步。这就是我——一位负责法院会务工作的司法行政的工作日常!
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